先說結論
當同一份資料需要多人同時操作、角色權限不同、狀態與責任常被追問、錯誤會造成實際損失，或跨表與手動通知已經難以維持時，就值得評估 Web App。
先找出試算表流程的限制
單人分析、快速模型和低頻流程，試算表往往是最有效率的選擇。真正的瓶頸通常出現在多人協作、版本衝突、權限、稽核與例外處理。
六個值得系統化的訊號
若以下狀況反覆發生，可以先盤點流程。
- 多人同時編輯且常覆蓋彼此資料
- 不同角色只能看或修改部分資訊
- 狀態、負責人與期限需要反覆詢問
- 資料格式不一致，報表需要大量清理
- 跨表複製、寄信或通知高度重複
- 錯誤或遺漏會造成金錢、合規或客戶風險
不要直接把每個欄位搬進系統
以請款表為例：同事送出、主管核可、財務付款，各自能改哪些欄位？退件後回到哪一步？這些規則確認後，才知道需要哪些畫面與權限。把整張表照搬上網，通常還沒解決交接問題。
先讓一條核心流程真正跑起來
先選一條頻繁、規則相對穩定的流程，做到可以從開始走到完成。這就是最小可用版本；範圍可以小，必要的資料保護與錯誤處理仍要完整。
讓實際使用的人走一次原型，看看是否少了重複輸入、反覆問進度或找錯版本，再決定下一步。
常見問題
可以保留 Excel 匯入匯出嗎？
可以。許多系統在過渡期或報表階段仍需要匯入匯出，應依資料治理需求設計。
內部系統一定要一次做完整嗎？
不建議。先驗證最高價值的核心流程，再依使用資料擴充，通常更能控制風險。
資料來源與編輯說明
相關規則與技術說明參考下列來源；做法與示例由 JHMC 整理。實際執行時請核對現行規定與專案條件。